The Indonesian Day Belanda, Ali Yusuf jadi Keynote Speaker Satu-satunya

Sukses sebagai penerus transformasi Kota Sawahlunto yang sebelumnya Kota Tambang Batubara menjadi Kota Pariwisata, Ali yusuf, Walikota Sawahlunto menjadi perhatian Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) di Belanda. 

Ali Yusuf  menjadi satu-satunya Keynote Speaker pada event Indonesian Day yang digelar Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) di Gronigen, Belanda, Sabtu, 20 Mei 2017.

Acara dihadiri oleh Dubes RI di Belanda, I Gusti Agung Waseka Puja dan President of University og Gronigen tersebut, berlangsung prestisius dan kemampuan Walikota Sawahlunto dalam menyampaikan materi mengundang decak kagum dari peserta yang hadir.

Dalam kesempatan tersebut, Ali Yusuf mempromosikan Songket Silungkang dengan menyerahkan songket silungkang sebagai cendramata kepada President of University og Gronigen, Prof. S. Popperma dan Dubes RI di Belanda, I Gusti Agung Waseka Puja.

Merupakan sebuah kesempatan emas dan kebanggaan Walikota Sawahlunto di undang selaku pembicara dalam acara Indonesian-International Student Culture Festival (I-ICSF)  Indonesian Day  2017 di Groningen Belanda, 20 Mei 2017.

Dalam kesempatan tersebut Walikota Sawahlunto memaparkan tentang upaya dan keberhasilan Sawahlunto bertransformasi  dari Kota Tambang menjadi Kota Pariwisata dg mengandalkan bangunanan dan lahan bekas tambang batubara,  potensi alam dan daya tarik kreativitas, kerajinan masyarakat seperti songket,  kopi, batubara. 

Sementara Duta Besar Indonesia untuk Belanda menyambut baik dan mengapresiasi langkah Walikota Sawahlunto yang komit dan konsisten dalam memajukan Pariwisata dan mempromosikannya ke dunia internasional. 

Acara yang dihelat dari siang hingga malam tersebut, dihadiri tidak kurang dari 500 orang peserta dan tami yang terdiri dari seluruh Mahasiswa Indonesia di Belanda, mahasiswa delegasi Negara Asing,  Kedutaan besar RI untuk Belanda. Presiden Univesrsity of Groningen, Pemerintah Kota Groningen dan warga Indonesia yang ada di  Belanda khusunya Groningen.

Ketua Panitia yang merupakan Ketua Perhimpunan Pelajar Indonesia Groningen Amak M Yaqoub mengatakan bahwa terpelihnya Walikota Sawahlunto selaku pembicara karna melihat dan mengamati komitmen yang tinggi dan keberhasilan Sawahlunto bertransformasi dari Kota Tambang menjadi Kota Pariwisata.

Amak menyampaikan apresiasi dan berkomitmen beserta seluruh anggota utk berperan aktif dalam mempromosikan Pariwisata Sawahlunto dan akan membantu dalam upaya Sawahlunto menjalin kerjasama dengan beberapa Kota  di Belanda.

Pada kesempatan yang sama, Dubes RI untuk Belanda mengapresiasi dan memuji langkah Walikota dan siap membantu promosi dan upaya Point penting yg didapatkan dari kunjungan walikota tersebut adalah kesempatan utk mempromosikan pariwisata Sawahlunto, menjajaki kerja sama dengan pemerintah kota  Groningen dan kota lain di Belanda, menyusur jejak sejarah sawahlunto, dan mencari peluang untuk beasiswa pelajar sawahlunto agar bisa menyambung pendidikan di Negeri Kincir Angin tersebut. 

Walikota Sawahlunto yg didampingi Kepala Dinas Pariwisata Pemuda dan Olahraga selain menjadi pembicara juga mengagendakan kunjungan ke Univwesity of Leiden dan ke Kedutaan Besar Belanda di Den Haag Belanda. 

Pemeliharaan Arsip Menurut Peraturan Pemerintah RI nomor 28 tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan

Arsip merupakan rekaman kegitan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan pekembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara sesuai dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Arsip berdasarkan kegunaannya terbagi dalam dua kategori yakni arsip dinamis dan arsip statis. Sementara arsip dinamis merupakaan arsip yang digunakan secara langsung dalam penciptaan arsip yang disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip dinamis terdiri atas arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kemudian arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Selanjutnya arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis rentensinya, berketerangan dipemerkan dan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Maka, pemeliharaan arsip diatau dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dimulai dari pengelolaan arsip dinamis. Karena pemerilahaan arsip merupakan kegiatan penjagaan keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

Sementara itu, pemerilahaan arsip dinamis dilakukan sepenuhnya oleh pencipta untuk menjamin keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dari segi informasi dan fisik arsipnya. Pemeliharaan arsip dinamis pada penelolaan arsip dilaksanakan sesuai dengan standar yang berlaku. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi inaktif yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.

Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemerliharaan arsip aktif menjadi tanggungjawab pimpinan unit pengolah.

Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima berdasarkan klasifikasi arsip sehingga fisik dan informasinya tertata baik dalam daftar arsip aktif.

Dartar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat unit penolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan.

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat nomor berkas, nomor iten arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan kererangan.

Sedangkan pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan. Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Penataan arsip inaktif berdasarkan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif.

Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah berkas dan keterangan.

Pemeliharaan arsip vital menjadi tanggungjawab pimpinan unit pengolah. Program arsip vital meliputi identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan.

Sedangkan pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota dan lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. Pemeliharaan arsip statis dilaksanakan melalui preservasi dengan cara preventif dan kuratif.

Preservasi arsip statis dengan cara preventif dilakukan dengan menyimpan, pengendalian hama terpadu, reproduksi dan perencanaan ( antisipasi ) menghadapi bencana. Preservasi arsip statis dengan cara kuratif dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

• Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui reproduksi dilaksanakan dengan melalukan alih media.

Alih media dilaksanakan dengan memperhatiikan kondisi fisik dan nilai informasi. Alih media arsip statis dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip. Berita acara alih media arsip statis sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip, keterangan tentang arsip yang dialihmediakan, keterangan proses alih media yang dilakukan, pelaksana dan penandatanganan oleh pimpinan lembaga kearsipan.

Daftar arsip statis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, nomor ururt, jenis arsip, jumlah arsip, kurun waktu dan keterangan.

Alih media menghasilkan arsip statis dalam bentuk dan media elektronik dan/atau media lainnya sebagaimana tempilan aslinya. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip.

• Pelestarian arsip

Pelestarian atau Preservasi atau Konservasi adalah tindakkan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya (terminologi kerarsipan Nasional 2002).

Pelestarian arsip bertujuan untuk melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkan dengan mengalihkan ke bentuk media lain. Kemudian untuk melestarikan bentuk fisik asli koleksi pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Selanjutnya, pelestarian arsip bertujuan untuk memperpanjang usia pendayagunaan informasi untuk kepentinga ilmu pengetahuan, sejarah/budaya, administrasi dan kenangan.

• Faktor penyebab kerusakan arsip

Faktor Fisika, seperti cahaya. Sinar matahari akan membuat cahaya arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapah dan rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.

Kemudian, kelembaban udara dan suhu. Diperlukan pula suhu dan kelembaban yang disesuaikan dengan kelayakan untuk meyimpan dan memelihara arsip. Suhu yang tingga mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat mengakibatkan pada rapuhnya arsip. Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan penyebabkan jamur ( mikro organisme ).

Selain itu debu. Partikel debu dan logam kelamaan akan mengakibatkan faktor kinia, yakni tingkat keasaman kertas tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logas yang bercampuran dengan kelambaban akan mengakibatkan munculnya jamur. Oleh karena itu, arsip harus ditempatkan pada lokasi yang bersih dan terhindar dari masuknya debu.

• Faktor Kimia

Dalam kertas : kandungan asam yang terdapat dalam kertas karena penggunaan bahan-bahan kimia ketika proses pembuatan kertas seperti lingnin, zak pemutih, alum-rosin sizing dan lain-lain, menyebabkan kertas menjadi coklat.

Tinta, sumber asam dapat juga berasal dari tinta iron gall yang terbuat dari campuran asam tanat dan garam besi (ferro sulfat). Kandungan asam di dalam tinta mengakibatkan kertas terkikis dan membentuk lubang pada bagian-bagian yang tertulis tinta.

•  Faktor Biota

Fungsi/Jamur : kerta yang terdiri dari selulosa merupakan tempat ideal untuk dihinggapi spora. Kelembaban yang melebihi 70 persen dan suhu memadai akan mebuat spora berkembang dan menyebar diatas permukaan kertas. Jamur mengeluarkan ensim yang menghidrolisa rantai polimer selulosa menjadi fraksi-fraksi kecil. Jamur juga memproduksi asam oksalat, asam sitrat, asam formiat yang menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh. Selain itu juga membentuk noda merah kecoklatan (foxing) yang sulit dihilangkan.

Berserangga : ratusan jenis serangga hidup dengan sumber makanan kerta seperti kecoa, mengeluarkan cairan pekat warna hitam yang sulit hilang. Silverfish, meletakan telur pada kertas. Rayap, menghabiskan kertas dalam waktu singkat. Bok lice (kutu buku), meletakkan telur pada kertas. Book worm, meletakan telur pada kertas dan membuat lobang. Muds waps, membuat sarang pada kertas.

• Binatang pengerat seperti tikus perusak kertas.

• Faktor penggunaan dan penanganan yang salah.

Manusia sebagai pengelola informasi seringkali keliru dalam penggunaan dan pemakaian arsip, seperti penyimpanan, reproduksi arsip (foto kopi), transit, penggunaan dan pameran.

•   Faktor bencana alam dan musibah.

Perlu memperhatikan faktor-faktor keamanan termasuk langkah-langkah antisipasi dan reaksi menghadapi kerusakan yang disebabkan bencana dan musibah untuk meminimalkan kerusakan dan kerugian.

•   Kegiatan Pencegahan Kerusakan

Kegiatan pencagahan kerusakan arsip perlu kiranya memperbaikan lingkungan arsip seperti menjaga suhu 22 'C hingga 25 'C. Menjaga kelambaban 45 persen sampai 55 persen RH. Sirkulasi udara yang baik dan bersih serta menjaga ruangan penyimpanan yang bersih.

•   Fumigasi merupakan tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.

Deasidifikasi kertas adalah cara untuk mentralkan asam yang sedang merusak dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.

• Menghilangkan noda, membersihkan debu, mengelantang kertas dan perbaikan kertas (restorasi).

Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip yang membidangi untuk kegiatan pelestarian arsip di badan perpustakaan dan kerarsipan adalah bidang pemeliharaan dan pelestarian yang mempunyai dua sub bidang, seperti sub bidang bahan konservasional, kemudian sub bidang bahan media baru.