Arsip merupakan rekaman kegitan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan pekembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara sesuai dalam undang-undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Arsip berdasarkan kegunaannya
terbagi dalam dua kategori yakni arsip dinamis dan arsip statis. Sementara
arsip dinamis merupakaan arsip yang digunakan secara langsung dalam penciptaan
arsip yang disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip dinamis
terdiri atas arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kemudian arsip inaktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Selanjutnya arsip statis adalah
arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis rentensinya, berketerangan dipemerkan dan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Maka, pemeliharaan arsip diatau
dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dimulai dari
pengelolaan arsip dinamis. Karena pemerilahaan arsip merupakan kegiatan
penjagaan keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun
informasinya.
Sementara itu, pemerilahaan arsip
dinamis dilakukan sepenuhnya oleh pencipta untuk menjamin keautentikan,
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dari segi informasi dan fisik
arsipnya. Pemeliharaan arsip dinamis pada penelolaan arsip dilaksanakan sesuai
dengan standar yang berlaku. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi inaktif yang
termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.
Pemeliharaan arsip dinamis
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif,
penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemerliharaan arsip aktif menjadi
tanggungjawab pimpinan unit pengolah.
Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip. Pemberkasan arsip
aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima berdasarkan klasifikasi
arsip sehingga fisik dan informasinya tertata baik dalam daftar arsip aktif.
Dartar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat
unit penolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun
waktu, jumlah dan keterangan.
Daftar isi berkas sekurang-kurangnya
memuat nomor berkas, nomor iten arsip, kode klasifikasi, uraian informasi
arsip, tanggal, jumlah dan kererangan.
Sedangkan pemeliharaan arsip
inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan. Pemeliharaan arsip inaktif
dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Penataan arsip inaktif
berdasarkan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan
pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip
inaktif.
Daftar arsip inaktif
sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah berkas dan keterangan.
Pemeliharaan arsip vital menjadi
tanggungjawab pimpinan unit pengolah. Program arsip vital meliputi
identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan.
Sedangkan pengelolaan arsip
statis wajib dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan
provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota dan lembaga kearsipan perguruan
tinggi negeri. Pemeliharaan arsip statis dilaksanakan melalui preservasi dengan
cara preventif dan kuratif.
Preservasi arsip statis dengan
cara preventif dilakukan dengan menyimpan, pengendalian hama terpadu,
reproduksi dan perencanaan ( antisipasi ) menghadapi bencana. Preservasi arsip statis
dengan cara kuratif dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan
memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
- Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui reproduksi dilaksanakan dengan melalukan alih media.
Alih media dilaksanakan dengan
memperhatiikan kondisi fisik dan nilai informasi. Alih media arsip statis
dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip. Berita acara alih media
arsip statis sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, jenis media, jumlah
arsip, keterangan tentang arsip yang dialihmediakan, keterangan proses alih
media yang dilakukan, pelaksana dan penandatanganan oleh pimpinan lembaga
kearsipan.
Daftar arsip statis yang
dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, nomor ururt, jenis arsip,
jumlah arsip, kurun waktu dan keterangan.
Alih media menghasilkan arsip
statis dalam bentuk dan media elektronik dan/atau media lainnya sebagaimana
tempilan aslinya. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan
pelestarian dan pelayanan arsip.
- Pelestarian arsip
Pelestarian atau Preservasi atau
Konservasi adalah tindakkan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka
penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya
(terminologi kerarsipan Nasional 2002).
Pelestarian arsip bertujuan untuk
melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkan dengan mengalihkan ke
bentuk media lain. Kemudian untuk melestarikan bentuk fisik asli koleksi
pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Selanjutnya,
pelestarian arsip bertujuan untuk memperpanjang usia pendayagunaan informasi
untuk kepentinga ilmu pengetahuan, sejarah/budaya, administrasi dan kenangan.
- Faktor penyebab kerusakan arsip
Faktor Fisika, seperti cahaya.
Sinar matahari akan membuat cahaya arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan,
rapah dan rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik
dan tulisan bahan cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
Kemudian, kelembaban udara dan
suhu. Diperlukan pula suhu dan kelembaban yang disesuaikan dengan kelayakan
untuk meyimpan dan memelihara arsip. Suhu yang tingga mengakibatkan kelembaban
menurun yang dapat mengakibatkan pada rapuhnya arsip. Kelembaban udara yang
tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan penyebabkan jamur (
mikro organisme ).
Selain itu debu. Partikel debu
dan logam kelamaan akan mengakibatkan faktor kinia, yakni tingkat keasaman
kertas tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logas yang
bercampuran dengan kelambaban akan mengakibatkan munculnya jamur. Oleh karena
itu, arsip harus ditempatkan pada lokasi yang bersih dan terhindar dari
masuknya debu.
- Faktor Kimia
Dalam kertas : kandungan asam
yang terdapat dalam kertas karena penggunaan bahan-bahan kimia ketika proses
pembuatan kertas seperti lingnin, zak pemutih, alum-rosin sizing dan lain-lain,
menyebabkan kertas menjadi coklat.
Tinta, sumber asam dapat juga
berasal dari tinta iron gall yang terbuat dari campuran asam tanat dan garam
besi (ferro sulfat). Kandungan asam di dalam tinta mengakibatkan kertas
terkikis dan membentuk lubang pada bagian-bagian yang tertulis tinta.
- Faktor Biota
Fungsi/Jamur : kerta yang terdiri
dari selulosa merupakan tempat ideal untuk dihinggapi spora. Kelembaban yang
melebihi 70 persen dan suhu memadai akan mebuat spora berkembang dan menyebar
diatas permukaan kertas. Jamur mengeluarkan ensim yang menghidrolisa rantai
polimer selulosa menjadi fraksi-fraksi kecil. Jamur juga memproduksi asam
oksalat, asam sitrat, asam formiat yang menyebabkan kertas menjadi asam dan
rapuh. Selain itu juga membentuk noda merah kecoklatan (foxing) yang sulit
dihilangkan.
Berserangga : ratusan jenis
serangga hidup dengan sumber makanan kerta seperti kecoa, mengeluarkan cairan
pekat warna hitam yang sulit hilang. Silverfish, meletakan telur pada kertas.
Rayap, menghabiskan kertas dalam waktu singkat. Bok lice (kutu buku),
meletakkan telur pada kertas. Book worm, meletakan telur pada kertas dan
membuat lobang. Muds waps, membuat sarang pada kertas.
- Binatang pengerat seperti tikus perusak kertas.
- Faktor penggunaan dan penanganan yang salah.
Manusia sebagai pengelola
informasi seringkali keliru dalam penggunaan dan pemakaian arsip, seperti
penyimpanan, reproduksi arsip (foto kopi), transit, penggunaan dan pameran.
- Faktor bencana alam dan musibah.
Perlu memperhatikan faktor-faktor
keamanan termasuk langkah-langkah antisipasi dan reaksi menghadapi kerusakan
yang disebabkan bencana dan musibah untuk meminimalkan kerusakan dan kerugian.
- Kegiatan Pencegahan Kerusakan
Kegiatan pencagahan kerusakan
arsip perlu kiranya memperbaikan lingkungan arsip seperti menjaga suhu 22 'C
hingga 25 'C. Menjaga kelambaban 45 persen sampai 55 persen RH. Sirkulasi udara
yang baik dan bersih serta menjaga ruangan penyimpanan yang bersih.
- Fumigasi merupakan tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
Deasidifikasi kertas adalah cara
untuk mentralkan asam yang sedang merusak dan memberi bahan penahan (buffer)
untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
- Menghilangkan noda, membersihkan debu, mengelantang kertas dan perbaikan kertas (restorasi).
Bidang pemeliharaan dan
pelestarian arsip yang membidangi untuk kegiatan pelestarian arsip di badan
perpustakaan dan kerarsipan adalah bidang pemeliharaan dan pelestarian yang
mempunyai dua sub bidang, seperti sub bidang bahan konservasional, kemudian sub
bidang bahan media baru.
No comments:
Post a Comment